Documents à conserver pour un bon contrôle des financeurs : 
OPCO, CPF, Pôle emploi, FAF.
PROXIMA CENTAURY COMPANY

 

Tout professionnel qui dispense une formation financée par des fonds publics doit démontrer les moyens humains mis en œuvre. Il doit être en mesure de présenter des justifications légales en cas de contrôle a posteriori.  

 

L'organisme de formation doit prouver qu’il a bel et bien réalisé la formation dans le volume horaire prévu. 

Pour cela, il doit produire une série de documents à conserver en cas de contrôle des financeurs : OPCO, CPF, Pôle emploi, FAF (Fonds d'assurance formation). 

 

Rappelons qu’il ne s’agit pas de choisir entre plusieurs types de preuves, mais bien de cumuler les preuves du service fait afin de permettre au financeur d’acter la bonne réalisation de la formation.

 

En cas de manquement, ces entités sont habilitées à procéder à des sanctions, pouvant aboutir à devoir rembourser les sommes perçues, une suspension de l'activité de formation et/ou une amende.

Document permettant de déclancher le paiement par un organisme financeur :

  • Certificat de réalisation.   

  • Relevé des dépenses en cas de frais annexes aux côtés de la facture

 

Il n’y a pas d’autre document à transmettre pour obtenir le règlement de la prestation. Cependant la feuille d’émargement ou encore l’attestation de stage par exemple, restent en vigueur pour les financeurs. 

 

S’ils ne sont plus contrôlés avant le déblocage des fonds, ils peuvent l’être après.

Les document à fournir ultérieurement sur une période pouvant aller jusqu'à 10 ans 

  • Une feuille d'émargement (Attention : le document n’est valable que si le formateur le date et le signe lui aussi à l’issue de chaque demi-journée. Dans le cas où une feuille d’émargement existerait pour chaque participant et non pour l’ensemble des stagiaires, chaque exemplaire doit être cohérent avec les autres sur les informations inscrites).  Une date en moins ou en plus, et la formation peut être contestée par le financeur.

  • L’attestation de formation : À la fin de la formation, le formateur doit remettre un certificat de réalisation ainsi qu’une attestation de compétences. Cette dernière permet à chaque participant de valoriser ce qu’il a acquis pendant la formation. Aussi, là encore, pour qu’il puisse être un élément de preuve de services, il convient de ne pas oublier des informations essentielles. Ce sont celles présentes sur le certificat de réalisation a minima. 
    De plus, s'il était possible d’y ajouter les résultats des évaluations réalisées pendant et à l’issue des séances, ces dernières sont devenues obligatoires dans le cadre de la certification Qualiopi.

  • La feuille de paie : ous les documents justifiant la réalisation d’une formation ne concernent pas directement chaque stagiaire. Il y a aussi ceux qui permettent de comprendre le lien de subordonnée réel entre le formateur et l'organisme de formation : la feuille de paie quand celui-ci est salarié. Une facture est aussi possible dans le cas des indépendants ou sous traitants. Ce document anodin peut se révéler déterminant en cas de doute du financeur. Ces deux derniers peuvent ainsi valider que la prestation a effectivement été délivrée puisqu’elle a déjà fait l’objet d’une rémunération, ou va l’être dans le cas où l’organisme attend le versement du financeur pour rétribuer l’intervenant. Le défaut de paie ou de facture peut accentuer les suspicions de l'absence de formation.

 

Les classes virtuelles. 


Bien que n'ayant pas prévu pour l'instant de formations en "distantiel", l’engouement pour les classes virtuelles s’accompagne de l’obligation de fournir de nouvelles preuves. Il est donc bon de se tenir a courant de cette évolution.

En plus de celles demandées pour le présentiel, l'OF doit conserver le maximum d'éléments qui démontrent qu’il a bel et bien effectué les interventions prévues : le parcours formation ou protocole individuel de formation PIF.
 

 Le protocole individuel de formation : il s’agit du descriptif détaillé de l'action de formation. Traditionnellement, il s’agit d’un document papier.

Contenu du PIF ?

 

  • la totalité des objectifs pédagogiques visés 

  • l’ensemble des activités proposées pour y parvenir 

  • les modalités d’accompagnement pédagogique et technique (obligatoire lors des parcours à distance)  

  • les modes d’évaluation qui seront appliqués. Ces derniers peuvent changer selon le contexte de réalisation de la formation, mais aussi le thème.

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Les preuves du services fait pour les classes virtuelles sont :

  • les enregistrements des séances :

 Il n’y a pas de meilleures preuves. En proposant aux contrôleurs de visionner toutes les heures de formation indiquées sur le certificat de réalisation et les feuilles d'émargement, la réalité de l’intervention ne peut plus être contestée.
 

  • les travaux réalisés Si les séances n’ont pu faire l’objet d’enregistrement — problème technique, refus d’un ou plusieurs participants, etc. l'OF a tout intérêt à conserver les travaux réalisés. Cela vaut aussi pour le présentiel, d’ailleurs. Ainsi, les contrôleurs auront les moyens de s’assurer que le déroulé des séances a correspondu au plan pédagogique transmis au moment de l’inscription des participants, et validé par leur entreprise ou eux-mêmes.

(exiger les évaluation écrites obligatoirement effectuées par les formateurs)
 

  • les évaluations avec la certification Qualiopi applicable au 1er janvier 2022, les évaluations constituent à présent des preuves tangibles et incontestables de la réalisation d’une formation. Comme pour les travaux réalisés, le formateur doit archiver les évaluations qu’il a mises en place pour s’assurer que les stagiaires avaient assimilé les apports et pour savoir quelles compétences ils avaient effectivement acquises. Au-delà de la preuve, la conservation des évaluations permet de suivre dans le temps la progression des participants et de répondre aux sollicitations des responsables de formation.

 

  • À cela, s’ajoute l’analyse du dispositif d’assistance proposé aux stagiaires. D’un point de vue pédagogique, un processus doit être prévu pour les aider à dépasser les points de blocages et d’incompréhension. Et d’un point de vue matériel, un numéro de téléphone, un chatbot, un e-mail ou encore une FAQ, pour que le stagiaire puisse savoir où et comment avoir une réponse à ses questions ou pour surmonter une difficulté technique pour se connecter à une plateforme de e-learning.

Documents conformes et documents non conformes 
 

Attention, chaque organisme de formation et formateur peut être tenté de présenter toute une série de justificatifs qu’ils produisent en interne. Sans remettre en cause leur utilité, les financeurs ne leur accordent pas de légitimité en cas de contrôle et défaut des preuves citées au plus haut.

La question des éléments de preuve du service fait est un point central dans le paiement des actions de formation par les financeurs de la formation professionnelle. 

Régulièrement, il y a des désaccords qui peuvent amener à contester une décision d’un financeur de ne pas payer une formation lorsqu’un doute subsiste quant à son effectivité. 

Par ailleurs, chaque financeur a ses critères de validation ou d'invalidation lors d’un contrôle. 
Certaines preuves sont irréfutables tandis que d’autres sont plus sujettes à caution voire même en irrecevabilité totale. 
Il est certain que 2 ou 3 preuves valent mieux qu’une seule car le financeur aura alors un faisceau de preuves qui le rassurera de la bonne réalisation de la formation.
À l’heure actuelle, les financeurs demandent d’abord le certificat de réalisation et la facture, mais cela implique que vous ayez absolument les autres preuves à disposition à tout moment en cas de contrôle. Car le financeur peut réaliser un contrôle jusqu’à 6 ans après la fin de l’action de formation. Dans le cas très particulier du FSE (fond social Européen), ce délai s’allonge à 10 ans.

Le CPF

Il serait faux de croire que le CPF est plus souple en ce qui concerne les preuves du services faits. Il est vrai qu’à la fin de la formation, le CPF ne demande que la facture et rien d’autre. MAIS attention, soyez très vigilant, car le CPF contrôle tout autant les dossiers à postériori et nombre d’OF ont dû rembourser les fonds perçus. 
Et les contrôles vont s’intensifier en 2022 avec l’arrivée de Qualiopi, mais aussi parce que France Compétences a pu constater de nombreux abus dans le cadre du CPF justement et des organismes peu scrupuleux n’ont jamais réalisé certaines formations.

CONFORME

 

✅ ✅ ✅ Le certificat de réalisation 

 

 

 

✅ La feuille d'émargement (demi journée)

 

 

 

 

✅ Une facture acquittée ou une fiche de paye

✅  Les enregistrements des séance lorsqu’il s'agit de classe virtuelle 

 

✅ Le parcours de formation 

✅ Les évaluations

✅ Les travaux réalisés par les stagiaires de la formation 

 

NON CONFORME

 

❌ le tableau de synthèse dès lors qu’il ne permet pas de préciser les actions de formation ou des formations dispensées par un formateur ni d’indiquer les dates et le suivi des stagiaires 

❌ le planning des formations lorsqu’il ne constitue pas une certitude de la réalisation des actions et indique des éléments pouvant être contradictoires entre la nature des actions et le lieu de la formation, par exemple.

❌ les attestations des clients qui sont en situation de subordination vis-à-vis de l’organisme de formation, par exemple 

❌ les factures qui ne détaillent pas explicitement les actions de la formation et se limitent à l’intitulé et la période de réalisation.

❌ les attestations de compétences qui n’ont pas daté et documenté des évaluations et autres examens dispensés.